• Karyawan kesulitan dalam mencatat transaksi secara rinci selagi melayani pelanggan 
• Kurangnya kemampuan karyawan dalam membuat laporan keuangan yang baik dan benar 

Berangkat dari data-data tersebut pembuat aplikasi memutuskan untuk membuat suatu sistem atau aplikasi yang bisa mencatat seluruh transaksi secara rinci dan juga bisa menyajikan laporan keuangan yang baik dan benar. Dengan adanya aplikasi ini pegawai bisa melakukan pencatatan transaksi dengan cepat dan praktis secara rinci. Tidak hanya itu aplikasi ini juga menyajikan laporan keuangan yang bisa dilihat kapan saja oleh pengguna aplikasi.

Adapun interface dari aplikasi ini sebagai berikut:    

        Pertama kali pengguna membuka aplikasi ini, pengguna akan langsung dihadapkan dengan menu login. Hanya pengguna yang memiliki hak akses yang bisa menggunakan aplikasi ini. Untuk bisa masuk ke aplikasi pengguna hanya perlu memasukan user name dan password yang mereka dapat pada saat pembuatan akun aplikasi.

        Setelah berhasil masuk ke aplikasi pengguna akan langsung masuk ke menu utama aplikasi

        Pada menu utama ini pengguna dapat memilih beberapa menu yang ada di kiri dengan cara klik pilihan menu yang ada dikiri untuk memunculkan sub menu yang akan dituju berikut adalah daftar menu yang ada di aplikasi ini:

I. Menu Transaksi       

     Menu Transaksi diperuntukan untuk pencatatan kegiatan transaksi yang sering dilakukan perusahaan seperti pembelian, penjualan dan lainnya. Dalam menu ini terdapat beberapa sub menu transaksi. Berikut adalah beberapa sub menu transaksi yang ada di aplikasi ini:

1.      Sub Menu Pembelian

           Sub menu ini dipakai untuk mencatat transaksi pembelian yang sering dilakukan yaitu pembelian produk.

        Pada sub menu ini pengguna akan disuguhkan dua form yaitu form untuk menginput barang yang akan dibeli yang ada di sebelah kiri. Setelah pengguna mengisi data pembelian barang pengguna harus memasukan data terlebih dahulu ke dalam keranjang. Hal ini bertujuan agar pada setiap pembelian beberapa produk yang berbeda ke pemasok yang sama pengguna bisa melakukannya dengan sekali transaksi. Selanjutnya setelah selesai input barang pengguna tinggal masuk kedalam form pembayaran dengan cara klik Tombol periksa, pengguna akan langsung diarahkan menuju form pembayaran. Tombol hapus diperuntukan untuk membersihkan keranjang apabila pengguna tidak jadi membeli produk.

      Pada form ini aplikasi akan secara otomatis mengeluarkan tanggal transaksi, id pemasok dan juga no invoice pembayaran. Pada form ini pengguna hanya perlu mengisi jumlah pembayaran yang dibayarkan setelah ini apabila pembayaran tidak seluruhnya maka aplikasi akan otomatis mengeluarkan sisa uang yang harus dibayar. Untuk menyelesaikan transaksi pengguna tinggal klik tombol buat pesanan.

2. Sub Menu Penjualan

      Sama halnya seperti pembelian menu penjualan juga mengharuskan pengguna untuk memasukan produk-produknya kedalam keranjang dengan tujuan yang sama seperti halnya pada pembelian. 

3.      Sub Menu Transaksi Hutang & Piutang

      Kedua Sub Menu ini memiliki cara kerja yang sama yaitu untuk menampilkan data hutang atau piutang serta untuk pembayaran hutang atau piutang.

      Untuk melakukan pembayaran hutang atau piutang, pengguna hanya perlu melakukan klik pada daftar hutang atau piutang yang akan dibayar. Setelah itu pengguna akan langsung dialihkan ke form pembayaran hutang piutang, setelah itu pengguna hanya perlu mengisi data yang ada lalu menyelesaikannya nanti secara otomatis aplikasi akan mengurasi nominal hutang atau piutang, apabila hutang atau piutang tersebut di selesaikan maka aplikasi akan secara otomatis merubah jumlah menjadi kata “LUNAS”.

4.       Sub Menu Pemasukan dan Pengeluaran Lain

      Pada dasarnya sub menu pemasukan dan pengeluaran lain memiliki cara kerja yang sama yaitu menampilkan detail pengeluaran serta pemasukan lain diluar pembelian dan penjualan. Pada sub menu ini terdapat dua form yaitu form input dan form Riwayat yang menampilkan detail pengeluaran atau pemasukan

 

      Untuk melakukan transaksi pengeluaran atau pemasukan lain pengguna harus mengisi data di form yang tersedia di atas setelah itu pengguna tinggal menekan tombol catat pemasukan/pengeluaran. Setelah itu aplikasi akan secara otomatis mencatat transaksi. Untuk melihat rincian pengeluaran atau pemasukan sudah tersedia dibawah form input.

5.      Sub Menu Transfer Kas

      Sub menu ini diperuntukan untuk mencatat pemindahan penyimpanan kas. Seperti contoh menyimpan uang yang ada di kasir kedalam kotak penyimpanan, atau dari kotak penyimpanan ke bank.

      Untuk mencatat pemindahan kas tersebut, pengguna hanya perlu mengisi data pada form diatas lalu menekan tombol catat transaksi. Secara otomatis aplikasi akan mencatat pemindahan tersebut.

II.   Menu Pengelolaan

    Menu pengelolaan diperuntukan untuk mengelola data-data yang menunjang pencatatan transaksi. Data tersebut akan selalu dibawa entah dalam transaksi atau pada saat pelaporan. Ada beberapa data yang harus dikelola dalam pencatatan transaksi antara lain data produk, data konsumen dan lainnya. Dalam menu ini terdapat beberapa sub menu yang mengelola data yang berbeda. Berikut adalah sub menu yang ada pada menu pengelolaan di aplikasi ini:

   1. Menu Pengelolaan Produk

        Produk sangatlah penting untuk perusahaan dagang, karena kegiatan utama perusahaan dagang yaitu membeli lalu menjual kembali produk dengan keuntungan yang telah ditentukan. Pada sub menu ini pengguna bisa menambah produk, merubah data, menghapus data, juga bisa melihat kontribusi produk tersebut dalam menghasilkan laba.

       Pada sub menu ini terdapat dua form yaitu di kiri untuk menambahkan data produk dengan mengisi data dari form tersebut lalu menekan tombol simpan. Setelah itu data produk tersebut akan langsung masuk kedalam form tabel nama-nama produk di sebelah kanan. Untuk melakukan perubahan atau menghapus data produk mengguna bisa menekan pada form tabel sesuai dengan produk yang diinginkan. Selain menghapus atau merubah data produk. Aplikasi juga akan menyuguhkan analisis terhadap produk ini dengan menggunana rasio perputaran persediaan berikut dengan penjelasannya.

2. Sub Menu Pengelolaan Aset Tetap

        Pada sub menu ini dikhususkan untuk mengelola aset tetap yang ada di perusahaan ini. Pada sub menu ini pengguna akan bisa melihat daftar aset tetap yang dimiliki perusahaan, bisa membeli aset tetap dan juga bisa menjual aset tetap. Alasan kenapa pembelian dan penjualan aset tetap dipisahkan dengan produk. Karena pembelian aset tetap tidak selalu dilakukan dan juga beda pencatatan yang nantinya mempengaruhi laporan.

        Untuk melakukan pembelian atau penjualan pada sub menu ini pengguna harus menekan tombol “+” yang ada di pojok kanan atas untuk menampilkan form pilihan transaksi penjualan atau pembelian.

        Untuk melakukan penjualan atau pembelian pengguna harus menekan salah satu pilihan yang ada di form untuk memunculkan form pembelian atau penjualan.

          Untuk melakukan penjualan atau pembelian aset tetap pengguna harus mengisi form yang tersedia lalu menekan tombol selesai. Nantinya secara otomatis aplikasi akan mencatat transaksi tersebut.

3. Sub Menu Pelanggan atau Pemasok

        Kedua sub menu ini memiliki kegunaan yang sama yaitu mengelola data pemasok atau pelanggan.

 

4. Sub Menu Pengelolaan Karyawan

        Pada sub menu ini pengguna bisa mengelola data karyawan, seperti nama karyawan, no telepon, alamat dan lainnya. Pada sub menu ini juga pemilik bisa memberikan akses aplikasi untuk karyawan agar bisa menggunakan aplikasi ini.

        Untuk membuka fitur tambahan pada sub menu ini seperti menambah data karyawan, memberikan akses, menghapus akses dan lainnya pengguna harus menekan tombol yang berbentuk “+” untuk membuka form pilihan yang tersedia pada sub menu ini.

        Pada form ini pengguna bisa memilih fitur yang tersedia pada sub menu ini dengan menekan salah satu pilihan yang ada. Setelah menekan satu dari pilihan tersebut pengguna akan langsung dialihkan pada form dari pilihan yang dipilih:

        Untuk menambah data karyawan pengguna harus mengisi semua data yang ada pada form ini lalu tinggal menekan tombol simpan. Nantinya aplikasi akan secara otomatis menyimpan data tersebut.

        Pertama kali pengguna menekan pilihan pemberian akses akan langsung disuguhkan tabel yang berisi data karyawan yang belum memiliki akses. Untuk memberikan akses kepada karyawan tersebut pengguna hanya menekan nama dari karyawan yang akan diberikan akses. Lalu pengguna akan dialihkan ke form validasi data karyawan untuk melihat data pegawai secara rinci agar tidak keliru memberi akses.

Setelah itu apabila sudah benar maka pengguna tinggal menekan pemberian akses dan nanti pengguna akan langsung dialihkan ke form selanjutnya

     Pada form ini pengguna mengisi kata sandi lalu setelah itu pengguna menekan tombol simpan untuk menyelesaikan pemberian akses. Untuk menghapus akses aplikasi apabila karyawan telah tidak bekerja lagi pengguna tinggal memilih pilihan penghapusan akses lalu memilih karyawan yang akan ditutup aksesnya.

        Untuk melanjutkan menuju form selanjutnya seperti pada pemberian akses pengguna hanya perlu menekan pada data karyawan yang akan dihapus hak aksesnya.

        Dengan menekan tombol merah yang terdapat pada form ini akses aplikasi dari karyawan yang bersangkutan akan terhapus. Lalu yang terakhir untuk melihat id pengguna dari setiap karyawan pengguna hanya tinggal menekan pilihan lihat id. Setelah itu pengguna akan dialihkan menuju form yang berisikan data id pengguna aplikasi.

III.      Menu Laporan

        Dari semua transaksi yang dilakukan akan dilakukan perekapan. Setelah itu hasil data yang terekap akan dibuatkan laporan. Pada menu laporan terdapat beberapa sub menu yang memuat laporan-laporan yang tersedia pada aplikasi ini. Berikut adalah sub menu laporan yang ada pada aplikasi ini

1.  Sub Menu Laporan Laba/Rugi

2. Sub Menu Laporan Arus Kas

3. Sub Menu Laporan Posisi Keuangan